Managementul timpului: Arta ședințelor de 15 minute și cum să organizezi una

Toto: fauxels/Pexels

Dacă următoarea ta ședință nu poate fi un e-mail, poate că va fi una de doar 15 minute. Ne plângem constant că nu ne ajunge timpul pentru toate lucrurile pe care vrem să le facem într-o zi, dar este momentul să ne gândim cum să ne eficientizăm timpul, mai degrabă.

Ședința de 15 minute este blocul de timp cu cea mai rapidă creștere pe care angajații și șefii îl programează, potrivit unei analize a datelor Microsoft Teams, care arată, de asemenea, că oamenii programează mai puține întâlniri de o oră. Întâlnirile de 15 minute reprezintă acum 60% din întâlnirile programate, ceea ce demonstrează că atât directorii, cât și angajații au devenit mai nemiloși cu timpul lor, potrivit WSJ.

În timpul pandemiei și după aceasta, milioane de oameni și-au schimbat locul de muncă, au renunțat la prieteniile de la serviciu și au adoptat o mentalitate de tipul „5:01, gata”. Ambițiile în schimbare ale carieriștilor provin din epuizare și din ascensiunea teleconferințelor, care ne obligă pe mulți dintre noi să petrecem două zile întregi pe săptămână în ședințe și pe e-mail. Numeroase studii arată că supraîncărcarea digitală dăunează inovației și productivității, deși angajații spun că încă apreciază o întâlnire față în față.

Treizeci de minute tinde să fie durata implicită pentru multe întâlniri. Jayne Sandman, care conduce o firmă de branding și marketing din Washington, D.C., le acordă în general oamenilor un timp strâns de 15 minute.

„Moartea zilei tale este reprezentată de prea multe “jumătăți de oră””, spune ea.

Sandman începe ședința cu ceva cald și înălțător, cum ar fi “Abia aștept să aud mai târziu despre weekend-ul tău!”. Apoi trece rapid la afaceri, menționând că mai sunt doar 15 minute pe agendă.

Capitalistul de risc Mark Ein a primit un mesaj de la un investitor care i-a sugerat să se întâlnească cu un director de presă. În timp ce Ein și asistentul său comparau programele, perspectivele păreau sumbre.

„Conversația urma să aibă nevoie de mai mult timp decât am putut găsi”, spune Ein, care este președinte executiv al Kastle Systems, o firmă de securitate a clădirilor comerciale, și proprietar al Washington City Paper.

Ein i-a spus asistentului său să programeze un spot de 15 minute. Zoom-ul de un sfert de oră a dus la două parteneriate de investiții.

„Nu totul trebuie să dureze o jumătate de oră sau “Pot să-ți fac cinste cu prânzul?””. spune Ein.

Ședințele pot fi nisipurile mișcătoare ale zilei de lucru. Ele pot acapara calendarul și pot întrerupe fluxul atunci când există o activitate concentrată de realizat.

Mai mult de trei sferturi dintre angajați spun că întâlnirile mai scurte sunt mai eficiente, potrivit unui nou sondaj realizat luna trecută de firma de cercetare de piață CivicScience pe un eșantion de peste 2.000 de angajați din Statele Unite. O treime dintre respondenți au declarat că oricum nu mai sunt atenți după 15 minute.

Metode

Organizarea unei ședințe eficiente de 15 minute este mai mult o artă decât o știință, spun experții în leadership și eficiență organizațională. Dacă sunteți concentrați numai afaceri, veți părea prea brusc. Totuși, dacă încerci să dai dovadă de prea multă finețe în încăpere, riști să pari moale. Pentru a respecta un program strâns, țineți cont de patru reguli (care sunt, de asemenea, o bună igienă pentru întâlnirile mai lungi):

Păstrați cercul strâns: Întrebați-vă cine trebuie să fie cu adevărat prezent, spune Rita J. King, vicepreședinte executiv al firmei de consultanță la locul de muncă Science House. Dacă sunt prea multe persoane la ședință, pierdeți timpul celorlalți.

Rămâneți la subiect: Nu totul poate fi condensat într-o ședință de 15 minute, spune Brian Elliott, fost director Slack și co-fondator al grupului de reflecție Future Forum, care se ocupă de munca flexibilă.

Concentrează-te pe un aspect al unui buget, mai degrabă decât pe întreaga foaie de calcul, sau dezbate atributele specifice a două potențiale angajări, mai degrabă decât să repetăm ultima rundă de interviuri. Clarificați scopul ședinței cu mult înainte de ora de începere. Cu cât subiectul este mai restrâns, cu atât este mai ușor de îndeplinit obiectivul.

Materiale anticipate: Trimiteți materiale de lectură înainte de întâlnire, cunoscute și sub numele de “prework”, astfel încât participanții să vină pregătiți, spune Elliott. Astfel, conversația devine productivă încă de la început.

Compilați: Programați întâlniri de 15 minute pentru a vă maximiza timpul, spune copywriterul Ashley Laabs. Trei întâlniri de 15 minute, una după alta, funcționează adesea mai bine decât să fie întinse de-a lungul zilei. O pauză de 15 minute între întâlnirile de 15 minute permite doar ca acestea să se prelungească sau ca munca concentrată să fie începută, dar nu și terminată.

Laabs își programează întâlnirile de networking de 15 minute, una după alta, timp de o oră, chiar înainte de prânz. „În acest fel, știu că vreau să plec până la ora prânzului”, spune ea.

Economisire de timp și bani

Organizarea unor ședințe scurte poate economisi bani. Pentru un angajat care câștigă 100 de dolari pe oră, reducerea cu 15 minute a patru dintre întâlnirile sale reprezintă o economie de 100 de dolari.

„Extrapolați această cifră în funcție de numărul de ședințe pe care le organizați, iar numărul va deveni extrem de mare”, spune Steven Rogelberg, profesor de management la Universitatea Carolina de Nord din Charlotte, care a scris o carte despre eficiența ședințelor.

„Munca se extinde în funcție de timpul care îi este alocat”, spune el. „Deci, dacă o ședință este programată pentru o oră, în mod magic va dura o oră”.

Ședințele mai scurte pot ajuta, de asemenea, angajații să lucreze mai puține ore. Companiile care au trecut la o săptămână de lucru de patru zile spun că eliminarea ședințelor care servesc mai ales ca rapoarte de progres este primul pas pentru a reduce orele ineficiente din zi.

King, care consultă marile corporații cu privire la eficiența ședințelor, a lucrat cu o divizie a unei mari companii de logistică care avea nevoie de ajutor pentru a reduce trei „ședințe zilnice”, ședințe de control de 15 minute care ajunseseră să dureze mai mult de o oră fiecare. O mare parte a problemei era reprezentată de persoane care se adăugau la ședințe și care se băgau continuu în conversație pentru a-și spune părerea, spune ea, indiferent dacă era sau nu utilă.

Prin reducerea la mai mult de jumătate a listei de invitați pentru cele trei ședințe, a declarat King, compania a economisit 4.200 de ore pe an, adică 250.000 de dolari.

Pentru a face față expansiunii, trebuie să ne concentrăm asupra unui obiectiv realizabil, spune Elliott.

„Nu te hotărăști dacă să vinzi sau nu compania în 15 minute”, spune el. „Decideți dacă logo-ul va fi albastru sau verde”.

Ce – De ce – Ce

Rahim Charania, managing partner al unei firme de investiții imobiliare, le spune angajaților săi că ședințele trebuie să se încadreze în rubrica „Ce – De ce – Ce”. Trebuie să se răspundă la trei întrebări înainte ca cineva să programeze o ședință: Care sunt problemele care se discută? De ce avem nevoie de o întâlnire? Care ar fi cel mai bun rezultat?

Timpul standard alocat este de 15 minute, spune Charania, iar ședințele rareori se prelungesc: „Îi obligă pe toți să se gândească în mare parte înainte de ședință”.

Colette Stallbaumer, care conduce echipa Microsoft’s Future of Work, care a realizat cercetarea, a început să pună în practică ceea ce a văzut în date. Ea a redus multe dintre ședințele de echipă de 30 și 60 de minute la 15 minute.

„Timpul pe care îl petreci într-o ședință nu este egal cu impactul sau valoarea pe care o obții în urma acesteia”, spune ea.

Tribuna.US